ЯКІСНИЙ ПРОЕКТНИЙ ОФІС – ЗАПОРУКА УСПІХУ

Кілька років тому ми почали великий проект по впровадженню електронної системи управління чергою в «Себбанку». Завдяки масштабному за охопленням територій та бюджету проекту, ми на практиці відкрили для себе нові грані проектного управління. Результатом стало впровадження електронної системи управління клієнтопотік в понад 500 відділеннях банків по всьому СНД країні і інші нові оцінили нашу роботу клієнти. Як ми увійшли в проект «Себбанку» і побудували проектне управління в компанії.

5 пунктів проектної роботи

Проект по впровадженню електронної системи управління чергою було розпочато в середині 2010 року. В даний час реалізується третій його етап. До входження в проект Себбанк наша компанія пройшла досить довгий шлях.

Перш за все, ми вивчили міжнародні практики управління проектами, провели профільне навчання провідних фахівців у напрямку управління проектами (PMI PMBoK). Ми орієнтувалися саме на PMI PMBoK як універсальний інструментарій, який охоплює всю проектну діяльність: від етапу задумки планування до рішення контролю якості.

Далі ми сформували проектний офіс, проектний відділ, розробили методології управління проектами (консалтингові щодо захисту інформації, впровадження ІТ систем). Потім пройшли ліцензування діяльності по лінії ФСТЕК, ФСБ, що має велике значення для компаній з інформаційної безпеки.

Проект повинен бути позитивний по грошах і успішний з точки зору якості для клієнта. Тому ми пройшли ряд сертифікацій – за міжнародним стандартом ISO 9001 (система менеджменту якості), системи управління проектами в альтернативній вітчизняній системі сертифікації (компанія PM Expert), за міжнародним стандартом ISO 27001 (система менеджменту інформаційної безпеки).

Надалі ми модернізували методології управління проектами, сформували методології управління територіально-розподіленим проектами (розробка, виготовлення апаратного забезпечення електронної системи управління чергою, програмного забезпечення, логістика, впровадження, технічна підтримка).З точки зору методики ведення проекту наш клієнт прийняв для себе збалансовану стратегію поділу проекту на фази – в кожній фазі загальний обсяг установок ЕСУО ділився між декількома постачальниками. Цей підхід дозволив клієнтові мінімізувати ризики зриву проекту і виробити максимально продуктивну тактику виконання, що забезпечує проведення великої кількості установок в короткий термін.

Проектний офіс

Особливу увагу приділю проектному офісу. Проектний офіс для нас – це основне управлінська ланка. Саме він визначає основні стратегії і тактики ведення проектної діяльності, управляє ризиками, займається оптимізацією, розробкою методології (в тому числі формуванням інструментарію управління проектом будь то просто Excel, MS Project або свій спеціально розроблений інструмент, що забезпечує ведення проекту, прозорість і централізовану звітність для проектного офісу, спонсора / інвестора, клієнта). Проектний офіс встановлює для керівників кордону їх діяльності і визначає правила взаємодії підрозділів з питань закупівлі, складу, логістики, зовнішніх контрагентів.Офіс має визначити шляхи вирішення конфліктних ситуацій, він відповідає за якісні та кількісні показники проекту, його прибутковість.

На момент початку формування власного проектного офісу в 2008 році ми стартували з двома фахівцями, в 2010-му проектне управління було представлено 12-15 експертами в різні фази проекту. Зазначу, що керівники проектів були предметними фахівцями, лідерами в своїй області. По-моєму, для ефективної реалізації важливо, щоб вони представляли специфіку роботи компанії і вирішували швидко актуальні проблеми.

Для зручності контролю за проектом ми допрацювали свій інструментарій на базі Microsoft Share Point і створили автоматизовану систему управління проектом, яка дозволила нам в глобальному масштабі контролювати хід його виконання, ставити завдання фахівцям, звітувати перед нашим замовником і оперативно управляти великою кількістю впроваджень. «Себбанк» дуже серйозно підходить до питань звітності, тому нам важливо було відстежувати статистику і володіти інформацією по кожному об’єкту. З урахуванням великої кількості ми зробили під себе таку систему, яка дозволила нам швидко отримувати звіти і бути в курсі конкретної проблеми.

Ми працюємо в проекті «Себбанку» з 2010 року, і для нас це був серйозний досвід у проектній діяльності, в рамках якої ми змогли налагодити якісну взаємодію і оперативно і якісно вирішувати завдання клієнта з досягненням заданих фінансових показників.